При оформлении трудовых отношений на новоявленного сотрудника в отделе кадров заводится личное дело. Все оформленные дела регистрируются в журнале учета личных дел работников. Ниже представлен образец такого журнала. В данной статье мы ответим на некоторые интересующие вопросы относительно работы с обозначенным выше документом.
Содержание
- 1 Личное дело сотрудника
- 2 Что входит в личное дело работника
- 3 Как правильно оформить личное дело сотрудника?
- 4 Ведение личных дел работников
- 5 Сколько лет хранятся личные дела сотрудников?
Личное дело сотрудника
Формирование личного дела начинается с момента выхода приказа о начале трудовой деятельности и ведется весь срок его работы. Обязанности как таковой по оформлению и ведению дел работников у руководства предприятия нет. Согласно Указу Президента РФ от 30.05.2006 года №609 обязательность ведения личных дел сотрудников распространяется только на государственные и муниципальные органы власти.
Несмотря на то, что оформление и ведение индивидуальных дел сотрудников является делом добровольным, многие организации вменили в обязанность своим кадровым службам работу с делами сотрудников. Впоследствии это значительно упрощает работу, так как вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени.
Что входит в личное дело работника
Личное дело представляет собой папку с вшитыми в нее документами (либо копиями) на отдельного работника. Рассмотрим перечень документации в деле работника:
- заявление сотрудника о приеме его на работу;
- трудовой договор, который заключался с наемным работником во время оформления трудовых отношений. А также все дополнительные соглашенья к этому договору;
- личный листок по учету кадров и дополнения к нему;
- собственноручно заполненная сотрудником анкета либо написанная им автобиография;
- копия документов о получении образования;
- выписки из приказов об утверждении в должности;
- должностная инструкция;
- характеристики на сотрудника, рекомендательные письма, если таковые имеются;
- ксерокопии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.;
- копии либо выписки кадровых приказов (перевод на какую-либо должность, представления и т.п.);
- документы о награждениях, поощрениях;
- сведения о нарушениях, взысканиях;
- иные документы, относящиеся к конкретному сотруднику.
Кадровик, работающий с делами сотрудников предприятия, обязан знать, что входит в личное дело работника. На этот счет у него имеется необходимая инструкция.
Как правильно оформить личное дело сотрудника?
Оформление персонального дела сотрудника начинается с правильного заполнения титульного листа. На данном листе указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, дата начала работы в организации (она совпадает с датой оформления дела) и присвоенный номер. Записи выполняются аккуратным почерком, чернилами синего, черного либо фиолетового цвета. Желательно при внесении информации избегать помарок и исправлений.
Далее идет по порядку вся имеющаяся информация на бумажных носителях. Личное дело пополняется документами по мере их поступления в период работы в организации.
В личном деле обязательно должна быть опись. Это список всей документации, подшитой в персональное дело. В нем по каждому документу отражается следующая информация:
- название документа;
- дата подшивки документа;
- количество листов внесенного документа;
- при изъятии документа из личного дела отмечается дата изъятия, кем и по какой причине бал изъят;
- составленная опись заверяется уполномоченным специалистом.
Tитульный лист личного дела работника образец
Как уже отмечалось ранее, при изъятии из личного дела какого-либо документа, во внутреннюю опись ставится определенная отметка. На место изъятого документа вкладывают справку-заместитель. В справке отражено когда, кем, для каких целей, на какой срок было произведено изъятие документа. Данную справку заверяют подписями сотрудник, выдавший документ, и тот, кто его получил. Любое изъятие документов из дела работника возможно только с разрешения руководителя предприятия или начальника отдела кадров.
Бывают случаи, когда приходится вносить исправления в титульный лист либо в опись документов. Это случается, когда человек меняет фамилию или другие данные, а также, если уточняющая информация отличается от уже внесенных данных (например, неправильно записано отчество). В этой ситуации кадровик должен заверить внесенные исправления печатью предприятия и своей подписью.
Желательно поместить в дело работника его фотографию. На оборотной стороне снимка пишется фамилия, имя, отчество изображенного сотрудника. Информация заверяется подписью кадрового специалиста и печатью работодателя. Не лишним будет указать дату фотографирования.
Все личные дела сотрудников сшиваются и фиксируются в журнале регистрации личных дел работников.
Ведение личных дел работников
Личные дела работающих на данный момент сотрудников хранятся в отделе кадров. Для них выделяется несгораемый шкаф, который закрывают на замок и опечатывают.
Доступ к базе личных дел имеет начальник отдела кадров и специалист, работающий с данными документами. Специалист по работе с личными делами назначается приказом и проходит специальный инструктаж, в котором отражены его обязанности и инструкция о том, что должно быть в личном деле работника, и как правильно их оформлять. Кадровик также обязан ознакомиться под роспись с Положением об обработке и защите персональных данных наемных рабочих, принятым на предприятии.
При необходимости информацией из личных дел могут воспользоваться начальники подразделений, где осуществляет свою трудовую деятельность сотрудник. Для получения необходимых сведений заинтересованное лицо должно обратиться к начальнику отдела кадров, также допускается обратиться к руководителю предприятия. Далее издается приказ, который дает разрешение на ознакомление с необходимыми документами. Выдается только та информация, которая отвечает направленному запросу. Прежде чем получить интересующие сведения, руководитель подразделения или другое должностное лицо проходит ознакомление с утвержденным на предприятии Положением о персональных данных работников и заверяет это подписью.
Свободный доступ к личному делу имеет только сам работник. Дело может быть выдано ему под роспись до конца рабочего дня. После чего папка с документами возвращается на свое место.
Сколько лет хранятся личные дела сотрудников?
После увольнения или выхода на пенсию дела работников могут быть переданы на новое место работы (исключительно по специальному запросу) либо отправлены на хранение в архив.
При этом срок хранения документов в кадровой службе составляет: 10 лет для государственных служащих и три года для всех остальных.
При передаче дела в архив оно сшивается, нумеруется и описывается. Правильно оформленное личное дело передается в архив, где хранится в течение 75 лет.
По истечению данного срока персональные дела работников уничтожаются. Исключением являются документы граждан, занимавших руководящие должности, имевших правительственные награды и различные звания и т.п. Такие дела хранятся постоянно и уничтожению не подлежат.
Оформление и дальнейшее ведение личных дел сотрудников требует дополнительных временных и кадровых ресурсов. Но правильно сформированная база личных данных является хорошим помощником в работе кадровика и руководителя предприятия.
Источник: